Loại hình văn phòng cho thuê co-working space

Theo nhu cầu thực tế hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chia sẻ văn phòng – Co Working cho giới doanh nhân khởi nghiệp, MMO và những người làm việc tự do… Vậy văn phòng chia sẻ hay co-working space là gì ?

1. Co-Working Space – Văn phòng chia sẻ

Coworking Space là dịch vụ cung cấp cho người dùng một không gian làm việc có đầy đủ các chức năng của một văn phòng chuyên nghiệp. Văn phòng chia sẻ là giải pháp hữu hiệu cho phép các cá nhân, tổ chức cùng sở hữu và chia sẻ chi phí văn phòng. Loại văn phòng này cũng được cung cấp đầy đủ những trang thiết bị.

Tất cả sẵn sàng cho những ai đang có dự định mở chi nhánh hoặc tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho những người start-up. Hiện nay, Văn phòng chia sẻ dưới hình thức co-working space đang nổi lên rất nhiều tại các thành phố lớn. Hình thức Co-working này tạo điều kiện rất tốt cho hệ sinh thái star-up phát triển. Các dịch vụ và tiện ích thông thường tại văn phòng chia sẻ bao gồm:

• Địa chỉ giao dịch.

• Lễ tân/bảo vệ chuyên nghiệp.

• Điện làm việc đảm bảo 24/7, Internet đảm bảo, máy điều hòa.

• Nước uống (trà, cà phê, nước lọc).

• Bàn ghế làm việc hiện đại sẵn sàng, có thể sử dụng các thiết bị văn phòng dùng chung như máy fax, máy photocopy, máy scan.

• Phòng họp chung hiện đại: máy chiếu, WIFI,...

2. [3+ ] lợi ích rõ ràng mà văn phòng chia sẻ mang lại

2.1 Văn phòng chia sẻ giúp tiết kiệm

Lợi ích đầu tiên mà các doanh nghiệp lựa chọn văn phòng làm việc chia sẻ là tiết kiệm được chi phí. Các doanh nghiệp được tối giản các chi phí như:

• Tiết kiệm một khoản chi phí lớn để thuê văn phòng và setup văn phòng theo kiểu truyền thống.
• Không phải trả lương cho nhân viên lễ tân.
• Không trả tiền cho máy móc thiết bị văn phòng.
• Không trả tiền tiện ích.
• Vẫn có một văn phòng hoàn hảo.

2.2 Văn phòng chia sẻ còn giải quyết nhu cầu về địa chỉ giao dịch

Với văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp vẫn có một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời tại các vị trí trung tâm dành cho những công ty chuyên nghiệp.

Văn phòng chia sẻ còn đáp ứng nhu cầu về thông tin liên lạc. Hệ thống thông tin cho văn phòng dịch vụ xử lí các loại thư từ, điện thoại, fax,… chính xác, nhanh chóng và linh hoạt. Do vậy, việc giao tiếp của doanh nghiệp với đối tác và khách hàng vẫn hết sức thuận lợi mà vẫn tiết kiệm tối đa chi phí thuê.

2.3 Văn phòng chia sẻ giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Với một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời, các dịch vụ khách hàng và hệ thống thông tin được tổ chức bài bản cùng với văn phòng bài trí chuyên nghiệp cho các đơn vị start-up. Với loại hình văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp vẫn đảm bảo hoạt động một cách chuyên nghiệp trong sự cảm nhận của đối tác và khách hàng. 

Ngoài ra tại không gian văn phòng làm việc chia sẻ (coworking office space) các đơn vị còn có thể giao lưu, làm việc với những người cùng ngành hoặc các ngành khác có liên quan chặt chẽ và có thể cùng hỗ trợ nhau.

3. Văn phòng làm việc chia sẻ phù hợp với ai

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích cho người thuê nhưng văn phòng làm việc chia sẻ (co-working) không thể hoàn toàn thay thế được sàn văn phòng truyền thống. Vậy văn phòng chia sẻ phù hợp với những ai?

1. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu nhân sự, sử dụng các nguồn lực và tài nguyên có sẵn hiệu quả.

2. Các giám đốc hoặc nhân viên không làm việc trực tiếp tại công ty của mình do thường xuyên đi công tác hoặc xa nhà hay mở rộng thị trường từ các tỉnh thành khác.

3. Cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp.

4. Chuyên viên tư vấn/ Nhóm dự án hoạt động kinh doanh độc lập.

5. Công ty nước ngoài hoạt động thăm dò thị trường hay đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam cần một không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc.

6. Những người làm việc tự do liên quan đến công nghệ: Freelancer, dân MMO, SEO-ers, Online Marketing …

4. Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ tốt

Điều quan trọng giúp các nhà cung cấp phát triển bền vững bên cạnh giá cả chính là các dịch vụ hậu cần đi liền với nó, càng chuyên nghiệp, tận tâm càng thu hút được nhiều khách hàng.

• Luôn sẵn sàng và đáp ứng đầy đủ các tiện ích chất lượng cần thiết của văn phòng tiêu chuẩn cũng như trong hợp đồng.
• Luôn thông báo nhanh chóng và kịp thời các thông tin liên quan đến khách hàng.
• Hỗ trợ tối đa khi khách hàng, doanh nghiệp cần hỗ trợ.
• Mọi thông tin luôn rõ ràng, bảo mật và đầy đủ.

Bên cạnh dịch vụ chia sẻ văn phòng cho thuê, nhà cung cấp cũng nên có nhiều dịch vụ khác hỗ trợ tối đa doanh nghiệp phát triển như văn phòng ảo, văn phòng trọn gói, đăng ký thành lập doanh nghiệp, hỗ trợ hồ sơ pháp lý, cho thuê phòng họp, khai báo thuế, hoá đơn, kế toán… gia tăng lợi ích cho khách hàng.

5. Ưu và nhược điểm của Co-Working Space

Dù là Freelancer mới vào nghề, Founder của một startup hay một doanh nghiệp đều có thể cân nhắc lựa chọn loại hình văn phòng cho thuê Co-Working Space.

Tất nhiên, bên trong vẻ hào nhoáng của một không gian mở, năng động, linh hoạt là những điểm bất lợi khó nhận với chỉ một, hai lần ghé thăm.

5.1 Ưu điểm

Tính linh hoạt: Khác với mô hình văn phòng công sở truyền thống, Co-Working space cho phép các chủ doanh nghiệp được lựa chọn các gói thuê mang tính linh hoạt.

Giá mặt bằng thuê văn phòng được tính theo tháng (thay vì tính theo quý như ở mô hình truyền thống), lựa chọn đa dạng (được tùy chọn diện tích và khu vực sử dụng văn phòng) là một trong những lợi điểm nổi trội của mô hình Co-Working Space đối với các doanh nghiệp.

Cơ sở vật chất tối tân có sẵn: Một trong những ưu điểm khác của mô hình văn phòng mở này chính là hệ thống cơ sở vật chất văn phòng hiện đại có sẵn.

Thay vì các doanh nghiệp phải tự lắp đặt nội thất, tính toán cách thiết kế khu vực làm việc sao cho đẹp mắt hay vung cả đống tiền cho việc sắm sửa máy vi tính, máy in,… thì nay, các đơn vị đã có tất cả những thiết bị đó trong tay khi lựa chọn Co-Working Space làm bến đỗ tiếp theo của doanh nghiệp.

Môi trường làm việc hợp tác: Mở rộng mạng lưới quan hệ của mình khi được làm việc trong môi trường mở như tại Co-Working Space.

Không gian làm việc năng động, cởi mở cũng khiến cho các thành viên trong công ty cũng được tiếp thêm nguồn nhựa sống để cống hiến hết sức mình, vì một ngày làm việc hiệu quả.

Không phải tốn các loại phí bảo trì, sửa chữa văn phòng: Khi làm việc trong Co-Working Space, các đơn vị sẽ chẳng phải lo lắng về các loại phí sữa chữa khi hệ thống đèn điện hay mạng lưới Wifi trong khu vực làm việc. Các vấn đề về hệ thống đều đã có sự cáng đáng và chịu trách nhiệm của chủ tòa nhà. Giờ đây mọi người có thể tập trung 100% thời gian quý giá của mình vào công việc.

Cơ hội học hỏi quý giá: Phần lớn các Co-Working Space đều tổ chức các buổi hội thảo, Workshop dành riêng cho các thành viên thuộc tổ chức, doanh nghiệp đang làm việc tại văn phòng.

Đây là cơ hội quý giá để các thành viên trong công ty được học hỏi, nâng cao tay nghề, trình độ kỹ năng thông qua các buổi Workshop tập thể này.

5.2 Nhược điểm

Sự riêng tư giữa các công ty: Bên cạnh những lợi điểm về vấn đề tài chính mà chủ các tòa văn phòng Co-Working Space vẽ ra cho các doanh nghiệp, không gian làm việc này tiềm ẩn nhiều vấn đề hạn chế khi thuê Co-Working Space đó chính là sự riêng tư và hiệu quả trong việc giao tiếp giữa các thành viên trong công ty.

Bên cạnh đó là những quan ngại về vấn đề an ninh và tính bảo mật khi các doanh nghiệp làm việc tại không gian chung như Co-Working Space.

Sự thiếu tập trung: Vì thời gian làm việc của các doanh nghiệp không giống nhau dẫn đến thời gian ăn uống, ngủ, nghỉ và làm việc giữa các nhóm công ty theo cùng một thời khóa biểu. Việc này có thể ảnh hưởng bị mất tập trung trong những thời khắc công việc quan trọng nhất.

Đó là chưa kể việc phải phục vụ nhiều doanh nghiệp khác nhau buộc đơn vị cho thuê văn phòng phải cố định thời gian làm việc từ 8h sáng đến 5h chiều. Điều này có thể khiến nhân viên trong công ty không có điều kiện để làm OT (Overtime) hoặc có thể nán lại văn phòng để hoàn thành công việc còn dang dở.

Dù vẫn tồn tại một vài điểm hạn chế, nhưng không thể phủ nhận Co-Working Space là mô hình phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, cả về vấn đề tài chính lẫn không gian làm việc linh hoạt, cởi mở.

Trên đây là một vài thông tin sơ lược về loại hình văn phòng cho thuê co-working space tại Tp. HCM. Hy vọng, Quý Anh/Chị có cái nhìn rõ ràng hơn về lựa chọn phù hợp cho mô hình văn phòng của mình. Liên hệ ngay Àco Homes qua Hotline để được tư vấn chi tiết ().

———————————————————————————

ÀCO HOMES - TRUNG TÂM GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN

Địa Chỉ: 31 Trương Định, Q.1, TP.HCM