tips 4+ thủ tục pháp lý cần biết trước khi thuê văn phòng

Ngoài một vị trí tốt, diện tích và giá thuê phù hợp thì các thủ tục cần thiết khi thuê văn phòng là điều khách hàng đang tìm thuê văn phòng quan tâm hơn cả. Àco Homes sẽ gửi đến quý anh chị tips 4+ thủ tục pháp lý cần biết trước khi thuê văn phòng trong bài viết sau.

1. HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

Hợp đồng thuê văn phòng là thủ tục pháp lý cần thiết nhằm ghi lại các thảo thuận về quyền lợi cùng ràng buộc nghĩa vụ giữa bên đi thuê văn phòng và đơn vị cho thuê văn phòng. 

Hợp đồng này cần được sự đồng ý và được kiểm tra lại bởi cố vấn pháp luật của cả hai bên đơn vị. Hợp đồng này sẽ được soạn thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị pháp lý như nhau. Trong quá trình làm hợp đồng thuê văn phòng, cần lưu ý đến:

➣ Mức giá thỏa thuận thuê văn phòng.

➣ Hiệu lực hợp đồng.

➣ Trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê,…

Lưu ý, hợp đồng thuê văn phòng do 2 bên có tư cách là pháp nhân thì không phải công chứng. Đối với trường hợp một công ty thuê nhà của một cá nhân, không phải doanh nghiệp có thời hạn từ 6 tháng trở lên thì phải đăng kí với cơ quan quản lý và cần công chứng hoặc chứng thực.

2. HỒ SƠ PHÁP LÝ CHỨNG MINH QUYỀN SỞ HỮU CỦA BÊN CHO THUÊ VĂN PHÒNG

Các doanh nghiệp tìm thuê văn phòng cần phải chắc chắn một điều rằng các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tòa nhà của chủ đầu tư hoặc chứng nhận sử dụng hợp pháp của bên cho thuê đã được cung cấp đầy đủ và hợp pháp. Điều này giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý trong quá trình thuê và sử dụng văn phòng.

Điều này đảm bảo tính hợp pháp của đơn vị chủ quản hoặc đơn vị có quyền cho thuê văn phòng mà doanh nghiệp mình đang hợp tác. Theo đó cũng hạn chế được những rắc rối phát sinh sau này trong quá trình thuê như:

➣ Tránh việc tranh chấp với bên thứ ba khi thuê văn phòng.

➣ Bị lừa đảo, thuê văn phòng không đúng với chủ đầu tư hoặc đơn vị được khai thác dịch vụ thuê văn phòng của tòa nhà.

3. THỜI HẠN THUÊ VĂN PHÒNG VÀ BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG

Khi thị trường bất động sản đang sôi động mặt bằng cho thuê trở nên khan hiếm, nhiều toà nhà văn phòng không đáp ứng nhu cầu khách thuê với thời hạn ngắn hơn một năm. Song, những chủ doanh nghiệp mới thường chỉ thuê trong thời gian ngắn mà ít khi muốn thuê lâu dài tại một địa điểm.

Lý do thường được đưa ra là phòng ngừa trong trường hợp start up không thành công hoặc thậm chí khi doanh nghiệp phát triển vượt kỳ vọng cần mở rộng quy mô thì sẽ không bị ràng buộc bởi thời hạn cho thuê với số tiền lớn phải trả cho một không gian không còn phù hợp nữa.

Theo đó, một vấn đề cần lưu ý kế tiếp là thanh lý hợp đồng thuê văn phòng. Cụ thể:

➣ Khi kết thúc thời gian thuê văn phòng.

➣ Hợp đồng thuê văn phòng trước đó sẽ không còn có hiệu lực.

➣ Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thanh lý hợp đồng thuê văn phòng để chấm dứt các nghĩa vụ và trách nhiệm giữa hai bên trong hợp đồng.

Biên bản này cũng có thể phát sinh khi một trong 2 bên không cho thuê hoặc không có nhu cầu thuê văn phòng nữa. Nếu trước thời hạn kết thúc hợp đồng, biên bản này sẽ có nội dung được thỏa thuận giữa 2 bên về nghĩa vụ và trách nhiệm hoàn trả mặt bằng, bồi thường hợp đồng nếu có. Căn cứ vào hợp đồng thuê văn phòng đã được tạo trước đó.

4. THỦ TỤC PHÁP LÝ CHO THUÊ LẠI VÀ CÁC QUYỀN SỬ DỤNG ĐƯỢC CHO PHÉP

Trong trường hợp, doanh nghiệp muốn thay đổi văn phòng nhưng vẫn chưa hết thời hạn hợp đồng dẫn đến phát sinh nhu cầu sang nhượng, cho thuê lại văn phòng hoặc cho thuê lại một phần của văn phòng thì có được không?

Câu trả lời phụ thuộc vào bản hợp đồng thuê văn phòng đã thỏa thuận trước đó cũng như có được sự chấp thuận của chủ sở hữu tòa nhà hoặc đơn vị cho bạn thuê văn phòng.

Để việc cho thuê lại hợp pháp, trong bản hợp đồng ban đầu hãy đưa thêm quyền cho thuê lại, chia sẻ văn phòng hoặc quyền tự do sử dụng văn phòng vào các mục đích cho thuê và không làm ảnh hưởng đến lợi ích của chủ đầu tư. Nó sẽ mang đến những lợi ích và tránh những rắc rối phát sinh trong tương lai.

5. XÂY SỬA VĂN PHÒNG VÀ NHỮNG NỘI DUNG TRONG HỢP ĐỒNG

Đôi khi doanh nghiệp muốn xây sửa lại văn phòng sau khi thuê cho phù hợp với lĩnh vực, phong cách, văn hóa,... Của công ty. Song, hầu hết các hợp đồng thuê đều đòi hỏi các kế hoạch tu sửa phải được phép của chủ toà nhà hoặc công ty chủ quản. Trong trường hợp này, doanh nghiệp đi thuê nên chủ động trình kế hoạch xây sửa trước khi ký hợp đồng thuê.

Nhiều doanh nghiệp thường tập trung vào số tiền thuê mà chưa thực sự quan tâm đến các quyền lợi được hưởng với mức chi phí đó:

➣ Một số toà nhà đồng ý trả tiền điện và một phần tiền bảo dưỡng khu vực dùng chung.

➣ Hợp đồng thuê là toàn phần (bao gồm tất cả các chi phí) hay chỉ cho thuê diện tích văn phòng và đơn vị thuê phải tự chi trả tiền thuế tài sản, bảo hiểm và các phụ phí khác (Trong những trường hợp này, tiền thuê sẽ thấp hơn).

➣ Đơn vị cho thuê văn phòng có yêu cầu phải tắt đèn, quạt, máy lạnh sau giờ làm hoặc vào ngày nghỉ cuối tuần không?

➣ Bên cạnh đó việc sử dụng văn phòng cho làm thêm, làm ngoài giờ cũng nên đạt được thỏa thuận trước khi đưa vào hợp đồng.

Trên đây là một vài thông tin liên quan đến pháp lý trước khi tìm thuê văn phòng. Hy vọng, Quý Anh/Chị quan tâm đến thị trường cho thuê văn phòng có thêm thông tin tham khảo hoặc có thể liên hệ ngay Àco Homes qua Hotline để được tư vấn chi tiết hơn.

———————————————————————————

ÀCO HOMES - TRUNG TÂM GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN

Địa Chỉ: 31 Trương Định, Q.1, TP.HCM

Fanpage: https://www.facebook.com/acohomes.com.vn